Jede angemeldete Schule erhält das Aktionsmaterial kostenlos vom KreisSportbund Northeim-Einbeck e.V., dem Kreissportbund Göttingen-Osterode oder dem Stadtsportbund Göttingen.
Zu Beginn der Aktion bekommt jedes Kind einen Bewegungspass oder alternativ ein Klassenplakat in den oder das Name und Gruppe bzw. Klasse eingetragen werden. Die Pässe/Plakate bleiben während des Aktionszeitraums in der Schule. Lehrkräfte oder andere autorisierte Personen machen für jeden Tag, an dem ein Kind den Weg zu Fuß, mit dem Roller oder mit dem Fahrrad absolviert, einen Stempel in den Bewegungspass oder auf das Klassenplakat.

Teilnehmende Vereine bieten den Grundschulkindern in Ihrer Nähe an, im Bewegungspassaktionszeitraum in Übungsstunden „hineinzuschnuppern”.                                              Die Übungsleitung der Vereine wird jedem Kind, das ein Vereinsangebot wahrnimmt, eine Unterschrift mit Datum oder Vereinsstempel auf den Pappdeckel geben, den die Schulkinder zuvor von ihrer Schule erhalten haben. Jedes Vereinsangebot wird auf dieser Website des Bewegungspasses veröffentlicht werden.